De moderne tijd in debiteurenbeheer

De verwachting is dat debiteurenbeheer een steeds actievere rol vergt. De reden hiervoor is dat het een integraal onderdeel is geworden van een bedrijf. Gedrag van debiteuren en dan vooral het inzicht hierin, is cruciaal voor bedrijven. Debiteurenbeheer uitbesteden kan de uitdagingen die de komende jaren in het verschiet liggen het hoofd bieden. Dit artikel is interessant voor startende ondernemers, mensen die al langer een bedrijf hebben of bij een bedrijf werkzaam zijn. Zoals je zult merken is debiteurenbeheer al lang niet meer iets wat alleen voor de administratieafdeling van belang is.

Debiteurenbeheer voor een gezonde onderneming en tevreden klanten

Wanneer een klant niet betaalt, kunnen daar redenen voor zijn. Deze redenen op tijd opmerken is belangrijk voor jouw bedrijf maar ook voor de klantrelatie. Stel een klant is niet tevreden, maar wil er geen aandacht aan besteden. Toch wordt de factuur niet betaald. Een debiteurenbeheerder zal eerder opvolging op de openstaande factuur geven en de bezwaren aanhoren. In deze tijd van social media kan een ontevreden debiteur een vervelend bericht online plaatsen. De reputatie van het bedrijf managen is een aandachtspunt van debiteurenbeheer. Strak op het proces met vriendelijkheid naar de debiteur kan een goede strategie hierin zijn. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld een incassobureau die namens jouw handelt.

Software, dashboards, webshops en vooruitbetaling

Er is tegenwoordig veel meer mogelijk als het op techniek met debiteurenbeheer aankomt. Ten eerste biedt een debiteurenbeheerder een dashboard waarin jij snel ziet wat de waarde van een debiteur is en welk risico je nog open hebt staan. Je kunt nog een stap verder gaan in de techniek voor je bedrijf inzetten. Welke diensten en producten zijn in jouw onderneming interessant om via een webshop aan te bieden? Het voordeel hiervan is dat via jouw shop bestelde orders direct betaald worden middels bijvoorbeeld iDeal en je geen factuur meer hoeft te maken. Ook als je geen webshop orders wilt, kun je vooruitbetaling bedingen. Hierover lees je in de volgende alinea meer.

Vooruitbetaling en korting geven

Klanten zoeken met het internet naar de beste leverancier voor producten en diensten. Naast de bekende vier P’s die je met economie geleerd hebt: Product, Prijs, Plaats en Promotie, zou je een vijfde toe kunnen voegen. Helaas begint deze niet met de P, maar de betaal- en leveringsvoorwaarden kun je zeker als marketinginstrument inzetten. Door het internet is het beste product met de beste prijs niet langer plaatsgebonden, wel zijn de voorwaarden bepalend voor iemands keuze. Een product of dienst met een snelle levering en een goede betaalvoorwaarde is belangrijk. Je kunt bijvoorbeeld een snellere levering of lagere prijs (zoals een korting op het factuurbedrag) bieden bij je debiteurenbeheer wanneer de klant vooraf betaalt.

Debiteurenbeheer inschakelen

Wanneer je het beheer via een bedrijf laat doen, dan ben je van veel zorgen af. Je hoeft je niet langer bezig te houden met verlopen facturen na te bellen of herinneringen te sturen. De wet verlangt een strak debiteurenbeheer, inclusief de termijnen waarin je moet herinneren, denk aan 2 dagen na het verlopen van de factuur de eerste herinnering, zeven dagen na de eerste herinnering de aanmaning, weer zeven dagen later een pré-incasso en dan 14 dagen later de echte incasso. Tussendoor zijn er nog telefonische contactmomenten nodig om dit te bespreken met de debiteur. Kortom, wanneer je meerdere klanten hebt, dan is hier tussen je dagelijkse werkzaamheden door geen beginnen aan. Schakel daarom tijdig een debiteurenbeheerder in om dit proces uit te voeren.